Perusahaan saya bergerak dibidang manufaktur komponen listrik dengan sistem pesanan (make to order) dengan wiayah pemasaran di Indonesia bagian timur.Saya adalah Manajer PPIC yang bertugas marencanakan kebutuhan bahan dan aktivitas produksi. Masalahnya adalah perusahaan saya sering mengalami keterlambatan pengiriman yang pada umumnya dikarenakan keterlambatan kedatangan bahan, disamping kadang juga disebabkan oleh permasalahan produksi. Saya perlu masukan dari Bapak, langkah apa yang sebaiknya saya lakukan untuk menanggulangi masalah tersebut? Terima kasih atas masukannya.
Jawab: Dalam sudut pandang Manajemen Industri, permasalahan Bapak terletak pada Inventory Management. Dalam konteks ini solusi utamanya adalah bagaimana menentukan jumlah stock bahan baku. Tidak pernah mudah untuk membuat kriteria jumlah stock tersebut, terlebih jika product anda tergolong Make To Order (MTO), dan lebih parah lagi jika komunikasi internal antara marketing,PPIC dan purchasing kurang begitu baik, dimana akan meningkatkan tingkat ketidak pastian supply barang kebutuhan anda. Safety Stock/ buffer stock bahan baku biasanya perlu ada terutama untuk item fast moving, sedang besarnya stock sangat bergantung kepada lead time pemesanan, berapa rate pemakaian bahan tersebut , dan kehandalan supplier anda. Tentu saja stock yang baik adalah yang minimum (kalau bisa = 0), namun seringkali karena kondisi supplier yang kurang handal, permasalahan produksi, dll membuat kita perlu mengadakan stock pengaman. Rule of thumb (aturan sederhana) adalah lebih baik timbul sedikit tambahan biaya daripada terjadi opportunity loss ( tidak dapat mensuply permintaan). Sebagai konsultan, saya belum pernah menyarankan untuk menerapkan konsep JIT/Just In Time (baca : zero inventory) pada industri klien saya. Hal ini disebabkan kondisi supply barang di negeri kita belumlah semapan di negara asal konsep JIT yaitu Jepang, masih banyak “uncontrolled variables” yang cukup menimbulkan resiko. Saya “terpaksa” menyarankan sistem buffer demi mengamankan proses produksi dan kontinyuitas supply kepada customer. Mengoptimalkan jumlah supplier juga tidak kalah pentingnya. Jangan pernah punya hanya satu supplier untuk satu macam barang, anda akan berisiko tinggi. Namun juga jangan sampai punya 5 supplier karena akan menyebabkan biaya tinggi ( biasanya karena kwalitas yang tidak seragam dan tingginya biaya untuk “memelihara” hubungan dengan tiap supplier). Seringkali suatu perusahaan menanggulangi ketidak pastian supply bahan baku dengan menambah stock barang jadi (finished goods) dengan maksud agar permintaan customer dapat selalu terpenuhi. Ini sebenarnya bukan solusi yang tepat. Menambah finished goods berarti menambah capital, meningkatkan resiko, dan yang lebih penting lagi terjadi “over production” yang menyebabkan pembosoran disegala aspek perusahaan. Kesimpulannya, biasakan menyelesaikan masalah pada sumbernya. Jika sumber masalahnya ada pada supplier anda, selesaikanlah masalahnya dengan mereka. Ibaratnya, jika mesin mobil anda bersuara sangat keras, segera bawa kebengkel, bukannya diselesaikan dengan memainkan audio anda sekeras mungkin agar anda tidak mendengar suara keras mesin tadi. Sekian advis dari saya, semoga bermanfaat. (Andi Rusman)